Reuniones productivas


26/07/2018
Por Cia de Experts

Reuniones productivas = Buena planificación

¿Quién no ha salido desanimado de una reunión larga y poco eficiente? Cuando pasa esto, nos quedamos con la sensación de ser no haber resuelto nada, por un largo rato. Y si para participar de la reunión fue necesario salir de la oficina, cruzar la ciudad y enfrentar el tránsito, entonces el sentimiento es aún peor.

 Para que esto no nos vuelva a suceder, hay que planificar. Antes de programar una reunión pregúntate: ¿hay alguna otra forma de tratar el tema o de compartir la información con las personas? ¿Esta reunión va a ser productiva para los involucrados? ¿Contribuirá al logro de objetivos? ¿Podría tener 30 minutos menos? ¿Podría ser realizada a distancia?

Si llegas a la conclusión de que la reunión es realmente necesaria, ya sea presencial o a distancia, entonces, planifícala. Primero define el objetivo, lo que se espera obtener de resultado cuando termine, quiénes necesitan participar y el tiempo necesario para realizarla, siendo lo más realista posible. Después, construye una pauta de trabajo y compártela con los participantes.

Otro punto importante es elegir un líder. Alguien que conduzca el encuentro, que garantice que la pautas sean cumplidas, y que las decisiones y próximos pasos sean encaminados. Esta persona también será la responsable de controlar que los temas no se desvíen y que las bromas o comentarios de distención no lleven a perder el foco del encuentro. También es importante que ésta u otra persona tome notas, y pueda compartir los contenidos. 

Siempre comience la reunión a la hora pautada, refuerce el objetivo y los resultados esperados, explique la agenda, establezca acuerdos sobre el funcionamiento de del encuentro e introduzca el tema. Al cerrar los puntos tratados, hay que dejar en claro lo que se espera de cada participante y en qué plazos. Todo el mundo tiene que salir de la reunión sabiendo cuál es el paso siguiente que va a desarrollar. De esta forma, no hay ruidos en la comunicación, los compromisos quedan claros y el líder puede hacer un seguimiento de las actividades con mayor tranquilidad.

Con estos sencillos consejos tus reuniones serán siempre productivas. ¡Prueba!

Por Luciana Fuoco
Asesora de prensa